文章校正とコミュニケーション能力
文章力って、汎用性の高いスキルですよね。
昨日は会社で「効率化できることはないだろうか」と探していて、ふと文章校正ツールに焦点を当て始めました。
丹精込めて、属人的なレビューを？
文章校正に的を絞った理由として、社内ドキュメントのレビューに時間がかかることが挙げられます。
私の部署は技術本部なので、取り扱い製品の手順書を作ったり、その他必要な資料やお知らせなどを作ったりします。
大体はドキュメントを作成した本人が、課のメンバー全員に対してメールを送ってレビューを依頼します。
その製品を担当している数人が返信し、ドキュメントがリリースされる･･･そんな感じです。
問題は、レビュー内容があいまいだということです。正直、「レビューには必ず参加しなければならない」という強いルールもありません。ましてレビュー時のチェック項目などあるはずがないのです。
言い方を変えれば、属人的です。そのとき対応できる人が、その人の経験を基に意見を出して修正を加えるわけですから。できあがったドキュメントの品質はつねに揺れ動きます。
そうした問題点を払拭すべく、誤字脱字の指摘など機械化できるところは機械化して、最後は会社の事情などを踏まえた複雑な人間味あふれるレビューを行えば良いと思うのです。そうすれば品質は底上げできるのではないかと考えました。
現代の校正ツール
文章校正ツールについていろいろ調べました。
あったらいいな、と思っていたような機能が無償で提供されていたり、意外な発見がありました。たとえば漢字・かな・カナの割合を知るなど。
漢字・かな・カナの割合と言えば、先日取り扱ったこの本にも書かれていた「読みやすい文章」の一条件です。文末表現が重複していないかとか、漢字が多すぎないかとか、そういったポイントをWeb上のフリーのコンテンツですら指摘してくれることには驚きました。
たとえばこれなんかがまさにそうです。
親切にも、どうしたらもっと良い文章が書けるかをアドバイスしてくれます。
無料でここまで知ることができるなんて、今まで使ってこなかったのがもったいないと感じるほどですよ。
有償の威力
有償製品も2つだけ調べてみました。
「文賢」と「Just Right!6 Pro」の2つです。
さすがはお金を取るだけあって、使い勝手良さそうです。機能も至れり尽くせりな感じがします。
お役所など、おカタいところの文章を作るときなんかはこういうしっかりとしたツールがあるべきなのでしょう。
波及効果
こういう文章校正ツールによって多くの社員がきれいな文章を書けるようになると、きっとコミュニケーションは円滑になると信じています。
何を言っているのか分からないメールが撲滅できます。
「対お客さん」にとっても良いことですよね。誤字とか言葉の誤用が多い人間とやり取りすると不安になるものですが、しっかりした言葉遣いの人間は信頼が置けます。
「この人なら任せてもいいかも」と思われるような人間を演出できれば良いですね。
また長期的に見れば、「ツールを使えばきれいな文章が書けるけど、ツールを使わないとまったく書けない」なんてことには陥らないはずです。
なぜならツールを使えば使うほど、利用者自身の文章力に磨きがかかると考えるからです。憶測ですが機械的にある程度決まったパターンで校正してくると思うので、慣れてしまえばこっちのものです。
人間によるレビューだけだとその場その場の判断で修正案が繰り出されるわけで、直されている側からするとあまり文章力アップにはつながらないでしょう。
調べているとツールだけでレビューを完了することはまだ難しそうなのですが、人間レビューの前に一枚かませるだけで違うと思います。
そんなこんなで、まだ調べ始めた段階なのですが色んなメリットを期待してわくわくしています。プライベートでも何か使ってみようかと思います。
まとめ
文章力は汎用スキル。
文章校正を自動化して得られる想定効果は以下の3つ。
- レビュー時間の削減
- レビュー内容における属人性の排除
- ドキュメント品質の向上
さらに波及効果として以下の2つが見込める。
- コミュニケーションの円滑化
- 文章力の向上
(書いている途中で寝落ちしたので「昨日」の話になってしまいました･･･)
